Abrechnung

Einmal im Jahr erhalten Sie die Wohngeldabrechnung. Hierzu möchten wir einige Erläuterungen geben:
Laufende Kosten einer Immobilie lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

Alle Eigentümer tragen die Lasten der Immobilie gemeinschaftlich; die Kosten werden nach bestimmten Regeln, den sogenannten Verteilerschlüsseln aufgeteilt.

Mögliche Verteilerschlüssel sind:
• Miteigentumsanteile
• m² Wohnfläche
• Anzahl Wohnungen
• Anzahl Sondereigentum
• Anzahl Personen
• m³ umbauter Raum
• Verbrauch

Der anzuwendende Verteilerschlüssel ergibt sich aus der Teilungserklärung, kann nach § 16 Abs.3 WEG mit Mehrheitsbeschluss geändert werden. Häufigster Schlüssel ist die Aufteilung nach Miteigentumsanteilen, wobei diese zumeist aufgrund der anteiligen Wohnfläche bestimmt wurden.
Der Gesetzgeber verlangt eine Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch, wenn alle Entnahme-punkte mit Zählern/Messuhren ausgestattet sind; häufigster Anwendungsfall die Heizkostenabrechnung.

Die Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung

Selbstverständlich haben die Mieter ebenfalls anteilig die Kosten der gemieteten Immobilie zu tragen, allerdings nur diese Kosten
- die der Betriebskostenverordnung (§ 27) entsprechen
- und die eindeutig im Mietvertrag benannt sind (z.B. durch Verweis auf jene BetrKV)

Eine wirksame Nebenkostenabrechnung erfordert
- die genaue Bezeichnung des Absenders (Eigentümers)
- die genaue Bezeichnung des Adressaten (Mieters)
- die genaue Benennung des Objekts (Adresse der entspr.Wohnung mit Lage)
- den genauen Abrechnungszeitraum (inkl. ggf. anteiliger [bewohnter] Tage)

In der Tabelle der umgelegten Betriebskosten müssen
- die Positionen verständlich bezeichnet sein
- die Gesamtkosten aufgeführt sein
- der angewandte Verteilerschlüssel benannt werden
- die Gesamt- und Einzelanteile aufgeführt sein
- der jeweilige Anteil des Mieters berechnet und in Euro aufgeführt sein

Grundsätzlich ist der Weg vom Gesamtkostenbetrag zum Einzelanteil also nachvollziehbar (nachrechenbar) darzustellen.
Zum Verteilerschlüssel: hier ist, wenn nicht anders (im Mietvertrag) vereinbart, nach m² Wohnfläche abzurechnen; bei vermieteten Eigentumswohnungen wird häufig im Mietvertrag der Umlageschlüssel nach Miteigentumsanteilen bestimmt.
Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung dann nach ebendiesem Schlüssel der ihm zugehenden Hausgeld-Jahresabrechnung durchführen.
Eine Änderung eines Verteilerschlüssels ist nur für eine kommende Abrechnungsperiode möglich. Sie ist anzukündigen und nur zulässig wenn zukünftig verbrauchsabhängig abgerechnet werden soll.
Schließlich sind die tatsächlich geleisteten Abschlags- / Vorauszahlungsbeträge anzuführen und in Abzug zu bringen, sodass sich ein Nachzahlungs- oder Guthabenbetrag errechnet.
Dieser ist vom Vermieter oder vom Mieter in einer angemessenen Frist (z.B. innerhalb 14 Tagen) auszugleichen.
Die Originalbelege sind dem Mieter (zu büroüblichen Zeiten) zugänglich (einsehbar) zu machen; ein diesbezüglicher Hinweis bietet sich an.

Bitte denken Sie daran, dass eine Nebenkostenabrechnung spätestens zum Ende des auf das Abrechnungsjahr folgende Jahr dem Mieter zugehen muss.
Die Nebenkostenabrechnung für 2015 muss also bis spätestens 31.12.2016 dem Mieter zugegangen sein.

Als besonderen Service bieten wir unseren Eigentümern, die ihre Immobilie vermietet haben, folgendes Formular für die Nebenkostenabrechnung an.

Hier finden Sie eine umfangreiche Anleitung zum Ausfüllen des Formulars.

Nach Eintragung der Werte (Anleitung) berechnet das Formular den Nachzahlungs- oder Guthabenwert.

Ein Beispiel eines Grundsteuerbescheids haben wir hier für Sie vorbereitet. Bitte berücksichtigen Sie, dass dieser Bescheid nicht jährlich versandt wird, sondern nur bei Änderungen.

Wichtiger Hinweis zum Thema Einzelabrechnung:
aus Datenschutzgründen erfolgt der Versand von Einzelabrechnungen an alle Wohnungseigentümer nur nach ausdrücklicher Einwilligung oder bei diesbezüglicher Verpflichtung durch den Verwaltervertrag.

Auf der Webseite des Wärmedienstleistungsunternehmens Minol findet sich dieses interessante Dokument:
Empfehlungen für Vorauszahlungen (Ermittlung angemessener Beträge)